¿Qué pasa si no sabes lo que quieres hacer?

He hablado mucho en el blog, sobre la planificación de los proyectos y la gestión de los equipos, pero quizá he dado por supuestas muchas cosas.
Dada mi experiencia laboral, he dado por supuesto que siempre se define que se quiere hacer en un proyecto. Sin embargo, últimamente he visto, que esto no siempre es así. Definir que se quiere hacer en un proyecto, es una parte imprescindible del mismo. Esta definición nos ayuda:

1. Acordar con el cliente el objetivo del proyecto y acotarlo de forma clara.
2. Conocer el fin último del proyecto tanto por cliente como por proveedor.
3. Planificar la ejecución del proyecto, ya que se conoce de forma clara las funcionalidad a desarrollar.

Definir que se quiere hacer en un proyecto, entraña varias fases, que involucran a distintos roles. Por un lado tendremos la oferta o contrato hecho por el comercial donde se habrá hecho un análisis de preventa, para estimar los recursos necesarios para llevar a cabo este proyecto. Normalmente, en el contrato, se define el objetivo del proyecto a alto nivel, ¿qué quieres hacer?, de forma muy general. Cuando desarrollamos un proyecto, no nos podemos quedar solo con este documento de definición, hemos de acotar al detalle lo que queremos desarrollar, es por este motivo, por lo que, basándonos en esta primera aproximación hemos de desarrollar otro documento, donde figure por escrito una definición detallada de cada una de las funcionalidad. Para esto haremos una toma de requisitos con el cliente, donde éste, nos dará todas las particularidades de cada funcionalidad. Por ejemplo, si estuviéramos construyendo una casa, primero tendríamos la oferta: "Quiero una casa de 100 m2 con 3 habitaciones", y después definiríamos el detalle "tendremos una habitación grande de 20m2 y dos pequeñas de 10m2 cada una, donde una de las pequeñas está en la planta inferior." Con la toma de requisitos, hemos de llegar hasta e detalle último, para así darle al cliente lo que realmente quiere.

¿qué pasa si no definimos las características del proyecto de forma minuciosa? Sin esta definición, perderemos dinero, y un proyecto que en principio dejaba un margen de beneficios para la empresa, puede acabar en perdidas, simplemente por no saber que se quiere hacer.

1. Se desarrollaran funcionalidades, que al llegar al cliente, no serán lo que él esperaba, por lo que habrá que rehacerlas, gasto de recursos innecesario.
2. No se realizará una planificación adecuada, gasto de recursos innecesario.
3. Si llega alguien nuevo al proyecto, no habrá documentación para que sepa que ha de hacer, por lo que se perderá tiempo investigando, gasto de recursos innecesario.
4. No se conocerá cuando se termina el proyecto, gasto de recursos innecesario.
5. No se podrá usar lo desarrollado para un proyecto, para futuros proyectos similares, gasto de recursos innecesario.

La definición de requisitos es imprescindible para el correcto desarrollo de un proyecto. Es labor del jefe de proyectos, asegurarse que se escucha al cliente, y que los desarrolladores tienen toda la información que necesitan para empezar a trabajar.