Causas de la desviación del presupuesto en un proyecto

La control del presupuesto de un proyecto es posible. Para conseguirlo, lo mejor es ver cuales son las causas que causan un aumento del coste. Estas causas pueden ser muchas y dependerá de cada proyecto y no podemos actuar sobre todas, sin embargo, algunas de ellas son comunes a muchos proyectos, y está en nuestra mano tomar acciones para evitarlas.

1. Establecer unas fechas realistas, y explicar al cliente, el motivo de las mismas. Es obvio que, determinadas tareas de un proyecto, llevan su tiempo y reducir estos tiempos de forma arbitraria para alcanzar fechas imposibles, revertirá de forma negativa en la calidad del entregable. Esto a la larga, generará un coste extra para conseguir el entregable pactado.
2. Seleccionar los recursos de forma minuciosa. Analizar las necesidades concretas del proyecto, y con ello seleccionar los perfiles adecuados para el mismo. A pesar de que en un principio, la selección de determinados perfiles de alto nivel pueda aumentar los costes del proyecto, si no seleccionamos los recursos adecuados, es muy posible que se generen retrasos en el proyecto, y con ello un aumento del coste.
3. Control de las horas extras. Derivado de los dos puntos anteriores, esta es una causa muy común de la desviación del presupuesto. La solución pasa por una planificación concienzuda y realista. Si algo puede salir mal..... saldrá mal, por lo que es importante ponerse en la peor situación imaginable, y tenerla en cuenta a la hora de estimar el presupuesto.
4. Quizá una de las causas más grave a la hora de estimar el presupuesto y que más desviaciones genera sea un mal análisis a la hora de definir el proyecto. Tener claro que se desea obtener, con ello hacer un análisis exhaustivo para así poder definir los puntos anteriores con la mayor precisión posible. Si se cambia el objeto el proyecto, y se cambian los requisitos del mismo, cuanto más avanzado esté el desarrollo del proyecto, se generará un mayor incremento del coste del mismo. No es lo mismo, cuando estás construyendo un edificio, hacer un cambio en el plano, cuando aún no se han empezado las obras, que decidir un cambio en la estructura cuajo el edificio está ya construido. Bien, en los proyectos de IT es igual. Muchas veces no se piensa en el Software como algo físico, por lo que no se le da valor económico al desarrollo. Este es un error muy común.

Teniendo en cuenta estos puntos fundamentales, el control de los costes del proyecto, se hace una tarea más eficaz. Por otro lado, proyectos específicos, pueden añadir riesgos propios, la experiencia del jefe de proyecto, en tipos contratos de proyectos, será clave para afinar el coste. Aprender de fracasos previos es crucial para este proceso. No escatimar esfuerzos a la hora de analizar y definir el proyecto supondrá más posibilidades de manterlo dentro del presupuesto.