Los usuarios afectan al éxito de un proyecto IT

Para conseguir que un proyecto de IT sea exitoso, no es suficiente implantar un software que funcione. El uso que los usuarios hacen del mismo, es un indicador de si el proyecto ha sido un éxito.

En la mayoría de los casos, las herramientas IT no son el fin del proyecto, sino el medio para conseguir mayor eficiencia en otros sectores. Podemos poner por ejemplo, una herramienta para la gestión de contratos, el fin último de esta será ayudar a los usuarios a realizar su trabajo de una forma más productiva. De esta forma vemos, que si gestionamos un proyecto para desarrollar e implementar una herramienta de este tipo, el éxito del proyecto se medirá en base al uso que los usuarios hacen de él, y si efectivamente este ha conseguido una mayor productividad.

En varias ocasiones he visto, como se consideran exitosos proyectos de desarrollo, simplemente por implantar una herramienta, sin ver lo que pasa después. He visto como usuarios, se sienten desesperados, por tener nuevas herramientas, que lejos de ayudarles en sus quehaceres diarios, les dificultan la vida, haciendo su trabajo más complicado, y menos productivo. Estos casos, se suelen dar por un hecho fácil de corregir: tener en cuenta al usuario a la hora de diseñar y desarrollar las herramientas.

Como he comentado en otras ocasiones, negocio e IT deben tener una comunicación fluida y bidireccional, para así poder resolver los problemas de la manera más eficiente. Para tener una comunicación eficaz durante la fase de desarrollo el uso de prototipos de las herramientas que estamos construyendo es uno de los métodos más útiles.

Durante las fases de definición y desarrollo de las herramientas, incluir cambios de rumbo y correcciones es más barato, que si lo hacemos cuando ya tenemos el Software terminado. Por este motivo, el uso de prototipos para que os usuarios puedan seguir el proceso de desarrollo es crucial. Usándolos podemos conseguir:

1. Que los usuarios nos guíen en el desarrollo, para entregarles una herramienta que sea productiva.
2. Gestionar las expectativas de los usuarios, al ver paso a paso que van a obtener, dotamos efe valor a la herramienta.
3. Hacer que los usuarios se familiaricen con la nueva herramienta de una manera progresiva.
4. Al involucrar a los usuarios en el proceso de desarrollo, hacer que sientan  la herramienta como algo propio, y así generar menos rechazo ante el cambio.

Involucrar a los usuarios finales en el proceso de definición y desarrollo de las herramientas, no garantiza el éxito del proyecto, pero desde luego aumenta las posibilidades. Nunca debemos perder de vista, el hecho de que, normalmente las nuevas tecnologías no son el fin, sino el medio, la herramienta, para conseguir otros objetivos.